Coraz więcej przedsiębiorstw szukając pomysłu na usprawnienie działalności, możliwości szybszego rozwoju, czy też po prostu oszczędności, decyduje się na powierzenie niektórych obszarów swojej działalności osobom zewnętrznym. Jakie korzyści wynikają z outsourcingu?
Czym jest outsourcing?
W ramach outsourcingu firma decyduje się przekazać pewne zadania lub funkcje swojej działalności zewnętrznym podmiotom, zamiast wykonywać je samodzielnie wewnątrz organizacji. Zwykle dotyczy to zadań niezwiązanych bezpośrednio z główną działalnością firmy, takich jak obsługa klienta, księgowość, informatyka, marketing czy produkcja. Outsourcing obejmować może przeróżne usługi, w tym logistyczne takie jak etykietowanie lub magazynowanie towarów. Jest to rodzaj serwisu świadczonego przez zewnętrznych operatorów logistycznych przedsiębiorcom, którzy nie posiadają własnych magazynów, lub nie opłaca im się utrzymywanie własnych.
W jaki sposób outsourcing może przyczynić się do poprawy efektywności w Twojej firmie?
Outsourcing może przyczynić się do poprawy efektywności w firmie na kilka sposobów. Przede wszystkim przekazanie mniej istotnych zadań zewnętrznemu dostawcy usług pozwala pracownikom firmy skupić się na kluczowych zagadnieniach i obszarach działalności, które mają największe znaczenie dla osiągnięcia celów biznesowych. To eliminuje konieczność angażowania zasobów i czasu w nieistotne zadania, co prowadzi do większej efektywności. Zewnętrzni dostawcy usług często posiadają wyspecjalizowaną wiedzę i umiejętności w swoich dziedzinach. Korzystanie z ich ekspertyzy zapewnia firmie najlepsze praktyki i najnowsze rozwiązania w danym obszarze, które przekładają się na lepszą jakość usług. Outsourcing może także przyczynić się do obniżenia kosztów operacyjnych. Osoby spoza firmy mają większą skalę operacji i mogą oferować usługi w niższej cenie niż koszt prowadzenia tych samych działań wewnętrznie. Ponadto mogą łatwiej dostosować swoje zasoby do zmieniających się potrzeb. Zewnętrzni dostawcy usług często oferują elastyczne modele współpracy, które pozwalają skalować działania w zależności od popytu i sezonowości. To pozwala efektywniej zarządzać zasobami i uniknąć niedopasowania między ilością pracowników a zapotrzebowaniem na usługi.
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych przy outsourcingu?
Outsourcing wiąże się z przekazaniem pewnych zadań, procesów lub funkcji zewnętrznemu dostawcy, co niesie ze sobą pewne ryzyko związane z bezpieczeństwem danych. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji dokładnie zbadać i ocenić potencjalnych dostawców pod kątem ich reputacji, doświadczenia oraz zabezpieczeń technologicznych. Należy odpowiednio sprecyzować wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych w umowie outsourcingowej, a także wymienić konkretne środki zabezpieczające, takie jak szyfrowanie danych, zarządzanie dostępem, monitorowanie systemów, procedury kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Warto ustalić również politykę bezpieczeństwa, która będzie stanowiła wytyczne dla dostawcy usług. Ważne jest wykorzystywanie silnych metod uwierzytelniania, takie jak dwuskładnikowa autoryzacja oraz regularne zarządzanie i aktualizowanie konta użytkowników, aby uniknąć przypadkowego dostępu do danych. Dobrze jest szkolić pracowników w zakresie świadomości bezpieczeństwa danych oraz zapewnić im wiedzę na temat praktyk przetwarzania, przechowywania i udostępniania danych. To pomoże zminimalizować ryzyko ludzkiego błędu i nieumyślnego naruszenia bezpieczeństwa danych.
Przykłady firm, które odniosły sukces dzięki korzystaniu z outsourcingu.
Apple jest jednym z najbardziej znanych przykładów firmy, która odniosła sukces dzięki outsourcingowi. Produkcja większości produktów Apple, takich jak iPhone’y czy iPady, została przekazana zewnętrznym dostawcom, głównie w Azji. Outsourcing produkcji pozwolił firmie skoncentrować się na projektowaniu, marketingu i rozwijaniu innowacyjnych produktów, co przyczyniło się do ich ogromnego sukcesu na rynku. Usługi takie jak Google Cloud Platform są świadczone przez zewnętrznych dostawców, co pozwala skoncentrować się na swoich głównych działaniach, takich jak rozwój wyszukiwarki internetowej czy narzędzi reklamowych. Nike, jeden z największych producentów i sprzedawców odzieży i obuwia sportowego, korzysta z outsourcingu w obszarze produkcji. Większość produkcji odzieży i obuwia Nike jest realizowana przez zewnętrznych dostawców w różnych krajach. Te przykłady pokazują, jak outsourcing może być strategią, która pozwala firmom skupić się na swoich mocnych stronach, wykorzystać specjalistyczną wiedzę i zasoby zewnętrznych dostawców oraz osiągnąć sukces na konkurencyjnym rynku.
Jak znaleźć odpowiedniego partnera outsourcingowego dla Twojej firmy?
Znalezienie odpowiedniego partnera dla firmy jest poważnym zadaniem i wymaga przemyślanego procesu selekcji. Zanim przystąpi się do poszukiwań, ważne jest, aby sprecyzować swoje cele biznesowe i określić, jakie zadania lub funkcje chcemy przekazać do outsourcingu. Należy zdefiniować swoje oczekiwania dotyczące jakości usług, zgodności z przepisami, skalowalności, elastyczności i innych istotnych czynników. Warto zbadać rynek outsourcingu (zwłaszcza w obszarze, w którym poszukujemy partnera) i określić budżet, jaki jesteśmy gotowi przeznaczyć. W razie wątpliwości dobrze jest się skonsultować z ekspertami lub konsultantami, którzy pomogą zrozumieć proces selekcji.